Prelucrarea contactelor de afaceri

Indicaţii privind protecţia datelor pentru prelucrarea contactelor de afaceri

Descrierea și volumul prelucrării de date

În afară de informaţii de contact, primite pe cale electronică, angajaţii şi administratorii companiei noastre primesc de ex. cărţi de vizită sau liste de participanţi de la evenimente, în care sunt trecute informaţii de contact comerciale.

Aceste date de contact comerciale cu caracter personal sunt preluate de noi într-o bază cu date de contact/într-un sistem CRM.

  • Titlu
  • Prenume şi nume de familie
  • Firmă
  • Funcţie
  • Adresa firmei
  • Adresă de e-mail
  • Adresă de internet
  • Număr de telefon
  • Număr de telefon mobil
  • Număr de fax

Suplimentar se stochează momentul şi ocazia de transmitere a informaţiilor de contact şi, după caz, alte informaţii rezultate prin comunicarea comercială, de ex..

  • Sectorul industrial
  • Date privind întâlnirile
  • Istoricul de contacte
  • Numărul de client, tipul de client

Datele sunt prelucrate exclusiv în cadrul relaţiei noastre de afaceri. Nu are loc transmiterea datelor către terţe părţi, cu excepţia cazului în care ne furnizaţi personal consimţământul în acest sens.

 

Temeiul legal pentru prelucrarea datelor

Temeiul legal pentru prelucrarea datelor care se transmit în vederea colectării şi stocării datelor de contact comerciale este articolul 6 alineatul 1 litera f din GDPR .

Dacă realizarea contactului se bazează pe măsuri precontractuale sau are ca scop încheierea unui contract, atunci articolul 6 alineatul 1 litera b din GDPR este temeiul legal suplimentar pentru prelucrare.

 

Scopul prelucrării datelor

Administrarea şi furnizarea posibilităţilor de contact cu persoane, companii, angajaţi din companii sau autorităţi publice. Prelucrarea datelor comerciale de contact se poate realiza pentru unul sau mai multe dintre scopurile următoare:

  • Administrarea de contacte
  • Schimbul de informaţii/Transmiterea de material informativ
  • Cooperarea / Colaborarea comercială
  • Cooperarea viitoare / Colaborarea comercială potenţială
  • Întocmirea de oferte şi derularea contractelor
  • Facturare
  • Derularea proiectelor

În aceste scopuri există aşadar interesul legitim necesar pentru prelucrarea datelor.

 

Perioada de stocare

După expirarea a patru ani la finalul anului calendaristic respectiv se verifică dacă este necesară stocarea ulterioară a datelor cu caracter personal în secţiunea Administrare contacte. Dacă necesitatea nu mai există, datele sunt şterse. Verificarea se realizează în funcţie de scopul respectiv.

Dacă vă opuneţi prelucrării în continuare a datelor dumneavoastră de contact, datele se şterg imediat.

Ştergerea după patru ani, respectiv opoziţia nu se aplică dacă ştergerea intră în conflict cu motive legale (termene de păstrare, verificabilitate).

 

Posibilitatea de a vă opune şi de a înlătura datele

Aveţi în orice moment posibilitatea de a vă opune prelucrării şi stocării datelor de contact comerciale cu caracter personal.

Dacă v-aţi furnizat consimţământul pentru prelucrarea datelor de contact comerciale cu caracter personal, aveţi în orice moment posibilitatea de a vă retrage consimţământul pentru prelucrare.

În ambele cazuri se şterg toate datele cu caracter personal, stocate în vederea administrării contactului, dacă acest lucru nu intră în conflict cu motive legale (termene de păstrare, verificabilitate). În ultimul caz are loc blocarea datelor.

În cazul ştergerii sau al blocării nu poate fi continuată conversaţia existentă, respectiv nu se poate realiza un contact viitor.